Pricing policy update Blog

---

w sprawie zasad kształtowania cen usług informatycznych świadczonych na rzecz polskich podmiotów publicznych.

Taskscape Ltd (dalej: „Spółka”) niniejszym przedstawia uzasadnienie stosowania podwyżek cen usług informatycznych realizowanych na rzecz polskich podmiotów sektora finansów publicznych oraz innych zamawiających reprezentujących środki publiczne w zamówieniach usług i licencji oferowanych przez Taskscape Ltd.

Oświadczenie ma charakter informacyjny i służy transparentnemu wyjaśnieniu przesłanek ekonomicznych, prawnych oraz administracyjnych, które wpływają na kalkulację wynagrodzenia Spółki w nowych oraz renegocjowanych umowach.

1) Zakres i charakter usług

Spółka świadczy usługi informatyczne obejmujące w szczególności: utrzymanie i rozwój oprogramowania, usługi integracyjne, wsparcie eksploatacyjne, administrowanie środowiskami produkcyjnymi, utrzymanie bezpieczeństwa teleinformatycznego, serwis incydentów oraz prace analityczno-projektowe. Są to świadczenia o wysokiej krytyczności operacyjnej, często realizowane w reżimie umów o podwyższonych parametrach dostępności oraz czasach reakcji, a także w otoczeniu regulacyjnym wymagającym podwyższonej staranności dokumentacyjnej i dowodowej.

2) Ogólne czynniki kosztowe wpływające na ceny

Aktualizacja cen wynika z łącznego wpływu czynników rynkowych i regulacyjnych, w tym w szczególności:

• wzrostu kosztów pracy wysoko wykwalifikowanych specjalistów (w tym inżynierów oprogramowania, architektów systemowych, specjalistów bezpieczeństwa oraz analityków),
• wzrostu kosztów licencji, subskrypcji, narzędzi wytwórczych oraz utrzymaniowych, w tym kosztów usług przetwarzania danych w chmurze obliczeniowej,
• wzrostu kosztów zapewnienia cyberbezpieczeństwa, w tym testów bezpieczeństwa, monitoringu, reakcji na incydenty oraz utrzymania ciągłości działania,
• wzrostu kosztów zgodności prawnej i audytowej, w tym wymagań kontraktowych dotyczących dokumentacji, raportowania, kontroli oraz zarządzania ryzykiem.
• wzrostu kosztów postępowań sądowych w tym kosztów prawnych w odniesieniu do trwających lub nie zakończonych sporów sądowych angażujących spółkę lub zarząd.

Powyższe czynniki są powszechnie obserwowane w branży i same w sobie uzasadniają rewizję stawek w dłuższych horyzontach kontraktowych. 

W przypadku świadczeń na rzecz podmiotów publicznych występuje dodatkowy, istotny komponent kosztowy, który Spółka ma obowiązek uwzględniać w sposób odpowiedzialny.

3) Koszty ryzyka prawnego i administracyjnego związane z postępowaniami przeciwko Spółce oraz członkom jej organów

Spółka wskazuje, że realizacja usług na rzecz polskich podmiotów publicznych wiąże się z podwyższonym poziomem ryzyka prawnego oraz administracyjnego, obejmującym między innymi:

Ryzyko sporów kontraktowych oraz postępowań sądowych i administracyjnych, w tym postępowań inicjowanych przez podmioty trzecie lub uczestników rynku, które w ocenie Spółki bywają inicjowane bez wystarczających podstaw faktycznych albo prawnych, a mimo to generują realne koszty obsługi oraz koszty organizacyjne. Spółka podkreśla, że już samo prowadzenie postępowania, niezależnie od jego ostatecznego wyniku, wymaga ponoszenia wydatków na profesjonalną obsługę prawną, tłumaczenia, analizę materiału dowodowego, przygotowanie stanowisk procesowych, a także zapewnienie reprezentacji Spółki i jej organów.

Ryzyko osobistej ekspozycji członków zarządu, polegające na konieczności zapewnienia im ochrony prawnej i compliance, w tym finansowania obrony prawnej, wsparcia w zakresie odpowiedzialności cywilnej menedżerskiej oraz prowadzenia działań prewencyjnych (szkolenia, procedury wewnętrzne, rejestry decyzji, ścieżki akceptacyjne, zarządzanie konfliktem interesów).

Ryzyko obciążeń administracyjnych i dowodowych, obejmujące konieczność utrzymywania rozbudowanej dokumentacji technicznej i kontraktowej, ewidencji prac, rejestrów zmian, ścieżek autoryzacji, protokołów odbioru, dokumentacji bezpieczeństwa i audytów, a także gotowości do udostępniania dokumentów w ramach kontroli lub postępowań. Ten reżim dowodowy wymusza dodatkowe nakłady na zarządzanie konfiguracją, zarządzanie zmianą, zarządzanie incydentami oraz utrzymanie spójności artefaktów wytwórczych.

Ryzyko opóźnień płatniczych oraz kosztu finansowania, które w praktyce może rosnąć w sytuacji sporów lub wstrzymania odbiorów, a także w sytuacji konieczności zabezpieczania roszczeń, tworzenia rezerw na ryzyka oraz utrzymywania płynności operacyjnej przy długich cyklach rozliczeniowych.

Wszystkie powyższe elementy składają się na mierzalny koszt całkowity, który musi zostać uwzględniony w kalkulacji ceny jako premia za ryzyko prawno-administracyjne oraz koszt zgodności i obrony prawnej.

4) Zasady, w jaki Spółka uwzględnia ryzyko w kalkulacji ceny

Spółka oświadcza, że podwyżki cen nie stanowią działań arbitralnych, lecz wynikają z aktualizacji modelu kosztowego, w którym uwzględnia się między innymi:

• koszt zgodności kontraktowej i regulacyjnej, obejmujący dodatkowy czas pracy zespołów zarządzania jakością, bezpieczeństwem oraz zespołów prawnych i administracyjnych,
• koszt profesjonalnej obsługi prawnej, obejmujący stałe dyżury prawne, przygotowanie opinii, analiz ryzyka, stanowisk procesowych oraz prowadzenie korespondencji formalnej,
• koszt ubezpieczeń odpowiedzialności cywilnej przedsiębiorcy oraz odpowiedzialności cywilnej członków organów, a także koszt tworzenia rezerw na ryzyka sporne,
• koszt wewnętrznych kontroli i audytowalności, obejmujący utrzymanie procedur, przeglądów, rejestrów, repozytoriów dowodowych i łańcucha audytowego.

Spółka stosuje podejście, w którym cena jednostkowa lub ryczałtowa odzwierciedla nie tylko koszt wytworzenia i utrzymania funkcjonalności, lecz również koszt zapewnienia formalnej defensywności i audytowalności świadczenia, co w reżimie zamówień publicznych ma znaczenie szczególne.

5) Kontekst kontraktowy i podstawy prawne, które wpływają na koszty

W relacjach z zamawiającymi publicznymi Spółka działa w otoczeniu prawnym, które – ze względu na formalizm i wielość obowiązków dowodowych – istotnie zwiększa koszt obsługi kontraktu. W szczególności wpływ mają: ustawa z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych, przepisy Kodeksu cywilnego regulujące wykonywanie zobowiązań i odpowiedzialność kontraktową, przepisy Kodeksu postępowania cywilnego oraz Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie postępowań i obowiązków dokumentacyjnych, a także regulacje dotyczące ochrony danych osobowych, w tym Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (Unia Europejska) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych.

Spółka wskazuje, że w praktyce kontraktowej podmiotów publicznych częściej występują rozbudowane obowiązki raportowe, formalne wymogi odbiorów, wielostopniowe akceptacje, a także większa ekspozycja na inicjowanie postępowań spornych. To nie jest ocena intencji zamawiających, lecz opis obiektywnego profilu ryzyka i kosztów transakcyjnych, które Spółka musi wkalkulować, aby zapewnić stabilność świadczenia i ciągłość usług.

6) Propozycje rozwiązań alternatywnych ograniczających presję cenową

Spółka pozostaje otwarta na takie ukształtowanie umów, które ogranicza materializację ryzyk oraz redukuje koszty po obu stronach. W szczególności Spółka rekomenduje rozważenie:

• klauzul waloryzacyjnych odzwierciedlających zmiany kosztów pracy, licencji i usług infrastrukturalnych,
• mechanizmów rozwiązywania sporów na wczesnym etapie, w tym procedur eskalacyjnych, negocjacji, mediacji oraz formalnych etapów „pre-contentious”, czyli przedsądowego porządkowania sporu,
• mechanizmów sprawnego prowadzenia sporów na etapie postępowania sądowego, zmierzającego ku sprawnemu postępowaniu w jednej instancji zmierzające do zaspokojenia całości roszczeń spółki lub jej organów już na etapie postępowania w pierwszej instancji,
• precyzyjnych kryteriów odbioru i definicji zakresu, aby ograniczać rozbieżności interpretacyjne oraz ryzyko sporów o charakterze dowodowym,
• modeli rozliczeń mieszanych, na przykład ryczałt za utrzymanie plus rozliczenie godzinowe za rozwój, co zmniejsza ryzyko kosztowe po stronie wykonawcy i często obniża łączny koszt dla zamawiającego.

7) Podsumowanie

Spółka oświadcza, że podwyżki cen usług informatycznych świadczonych na rzecz polskich podmiotów publicznych są uzasadnione rzeczywistymi, rosnącymi kosztami realizacji umów, w tym w szczególności kosztami ryzyka prawnego i administracyjnego, które obejmują także konieczność ponoszenia nakładów na obsługę postępowań spornych oraz zabezpieczenie interesów Spółki i członków jej organów. Celem Spółki jest utrzymanie zdolności do świadczenia usług w sposób ciągły, bezpieczny, audytowalny i zgodny z prawem, przy zachowaniu odpowiedzialnej polityki zarządzania ryzykiem.

Oświadczenie uwzględnia regulacja UE dotycząca geo-blockingu (Regulation (EU) 2018/302) nie obowiązuje już w Wielkiej Brytanii, które przed Brexitem zabraniała ona nieuzasadnionej dyskryminacji cenowej na podstawie narodowości, miejsca zamieszkania lub miejsca założenia klienta w ramach rynku UE.

Taskscape Ltd deklaruje gotowość do przedstawienia zamawiającym bardziej szczegółowego, techniczno-ekonomicznego opisu składowych ceny, w zakresie dopuszczalnym przez postanowienia umowne oraz zasady poufności handlowej, a także do wypracowania rozwiązań kontraktowych zmniejszających ryzyko sporów i ograniczających presję kosztową.

---

Data i miejsce: ………………………………

W imieniu Taskscape Ltd: ………………………………

Stanowisko służbowe / funkcja: ………………………………